Cinq (5) points pour réussir son évènement en Guinée

Les événements sont devenus aujourd’hui les lieux de rencontres favoris des entreprises, associations ou groupement de personnes. Networking, échanges, rencontres B2B, panel, concert … tout est donné pour avoir une notoriété auprès du public. A Conakry, les événements sont tellement à la mode que nous les organisons pour tout.

Mais pour qu’un événement soit réussi, les organisateurs, doivent travailler dur pour que la préparation de la rencontre soit impeccable, surtout à Conakry. Parce que la réussite réside dans sa PREPARATION !

Nous allons vous donner 5 clés pour réussir votre événement comme un maître.

1- Choisir son thème
L’originalité d’un événement est tout simplement ce pourquoi le public se déplacera.

Si le sujet est du déjà vu ou le thème n’est pas d’actualité, vous aurez du mal à mobiliser les acteurs pour participer à votre événement.

Il est donc important avant même de se lancer dans cette aventure de bien choisir son thème. Pour cela, il y a 2 options :

S’inspirer d’un thème qui a déjà été fait ailleurs : Même si l’inspiration vient de d’ailleurs, Il est important de domestiquer le concept à nos réalités locales
Trouver un axe qui est propre au contexte local : Des événements qui reflètent nos régions car c’est autour de nos valeurs communes que nous pouvons célébrer le mieux.
Se réinventer pour ne pas tomber dans la lassitude !

2- Avoir une checklist
Un événement ne peut être réussi sans plan d’action.

Point par point, identifier les choses à faire pour la réussite de l’événement. Nous avons souvent tendance à naviguer à vue et à gérer les choses au fur à mesure que cela se présente.

Il est important d’avoir une vue transversale sur toutes les actions à entreprendre. Cette vue panoramique permettra de bien emboîter chaque maillon de la chaîne.

Est-ce que j’ai mon lieu? Quel est mon programme ? Comment va se dérouler ma communication ? Autant de questions qui doivent avoir leurs réponses claires.

3- Définir un budget
L’évaluation des dépenses liées à un événement est primordiale avant d’officialiser la tenue de celui-ci.

Compte tenu du marché qui fluctue tout le temps, nous avons perdu l’habitude de budgétiser nos projets, aller dans le détail des prix. Ce qui est essentiel pour organiser une rencontre à la hauteur de nos attentes.

Un budget détaillé doit être minutieusement préparé, en tenant compte des différents aspects : communication, logistique, équipe, etc.

Si le budget est sous-estimé, vous aurez un événement médiocre et si vous le surévaluer, vous aurez du mal à récolter tous les fonds.

4- Bien choisir ses invités
Organiser un événement avec le Président de la République et sans lui, ce n’est pas la même chose. On est tous d’accord là-dessus.

Raison pour laquelle, les organisateurs se battent pour faire venir le PRG, le PM, un ministre, un DG, un artiste, une personnalité qui attire.

Donc le choix des invités est très important pour la qualité de la manifestation.

Faire appel à des panélistes de renom, des intervenants connus, des invités de marques mettent votre événement à un certain niveau.

5- Préparer la mobilisation
Cette clé change tout. Et c’est là que réside la réussite car vous avez beau avoir les 4 points cités plus haut, si vous n’arrivez pas à mobiliser des ressources, le public pour votre événement, l’événement risque d’être un échec.

Il faut aussi réussir à convaincre des partenaires de mettre à disposition des ressources financières ou matérielles à disposition pour l’organisation de l’événement car ils attendent un retour sur investissement. Pour les « belles » marques, leur logo seul peut apporter du crédit à la rencontre.

Pour faire la différence avec tous les événements qui fleurissent en Guinée surtout à Conakry, il est important de savoir maîtriser tous les aspects de l’organisation et y ajouter une touche d’innovation.

En tant qu’agence spécialisée dans l’évènementiel à Conakry, nous avons l’expertise pour vous accompagner tout au long de votre organisation.